Fax原本の紛失がたびたび発生している


ファックスで注文書を受信しているのですが、請求ミスが起きた時に2か月前くらいのファックスを探し出す必要があります。
探して見つかればいいのですが、紙なので無くなってしまっていることがあり困っています。
他にも、複合機から他のファックスも一緒に持って行ってしまうことが発生して、ファックスの紛失騒ぎとなることがあります。

ファックスは探すのも管理するのも大変

紙文書は保管・管理がものすごく大変です。
とりわけファックスは受信する枚数が非常に多いうえ、法律の関係上すぐに捨てることもできず非常に手間がかかります。
保管場所の確保や、探し出す手間、それに紛失してしまった時の取引先とのやり取りなど、紙であるがゆえに発生する負荷に困っている企業はたくさんあるようです。

ファックスを電子化すると全ての問題が片付く

ファックスを電子化すると、保管場所の問題、管理の手間、探し出す手間、紛失のリスクを一度に解決出来てしまいます。
しかも、共有サーバーに保管しておけば、同時に複数人が同じファックスを閲覧できるなど、紙では得られないメリットも生まれます。
コストの面でも、紙の印刷コスト、保管場所のコスト、保管作業にかかる人件費など、大幅なコスト削減も見込めます。

しかし、ファックスを1枚1枚スキャンして電子化していては、また作業の手間が増えて効率的とは言い難いです。

クラウドFAXなら自動で電子化できてしまう

クラウドFAXは受信時にファックスを画像データに変換してくれるので、自動で電子化が出来てしまいます。
自動で電子化するためにクラウドFAXを導入している企業もあります。
また、最近の複合機にはファックスを受信すると印刷せずに共有フォルダに変換した画像データを保存してくれる機能を持った機種もあります。
新規で複合機を導入しようとすると高額な費用が発生しますが、もし既存の複合機があるなら、それを活用すればFAX番号を変えずにファックスの電子化を実現することができます。

BCP対策としてのクラウドFAX

大規模な災害が発生した時は、電話はもちろんFAX回線もダウンしてしまいます。
例えば関東、関西に拠点を持つ企業があるとします。
関東で大災害が起きた時、影響の少ない関西では通常通り業務が進んでいきます。
しかし関東のFAX回線がダウンしていたら、関東拠点で受けた注文を処理することができずに取引先に迷惑がかかってしまいます。
もしクラウドFAXを利用していれば、FAX回線がダウンしてもクラウド上でFAXが受信できています。
関西拠点がクラウドFAXにアクセスして関東分の受注ファックスを代理で処理する、ということが可能になるので取引先の業務を止めてしまうこともなくなります。

このようなBCP対策としてクラウドFAXを利用し始めている企業が今増えてきています。

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