ファックス受領応答の電話対応に時間を取られている


送信されてくるファクスの到着確認に悩んでいます。
受注関係のコールセンターでオペレーターをしていますが、お客様からファクスが到着するたびに確認の電話が鳴っています。
1日のファクスの量はかなりの枚数になるので、電話も鳴り止まないような状況です。

到着確認の電話は作業効率低下の原因

受注コールセンターを悩ませる対応のひとつが、受信したファックスが届いてますか?という受領確認の電話対応です。
お中元やお歳暮などの繁忙期は、この電話対応でかなりの時間が消費されてしまいます。
ただでさえ忙しい時に電話で作業が中断されてしまうことが、オペレーターの作業効率をいっそう低下させています。

受領確認をファックスに替えたら電話が無くなった

同じ悩みを抱えている会社が受信したらすぐリファックスすることを試したところ、これまで散々鳴っていた電話がパッタリと無くなったという実例があります。
この会社では担当者を一人置いて受信ファックスにひたすら受領印を押してリファックスをさせるようにしたところ、到着確認の電話が劇的に減らすことに成功しました。
ただ、この実例では一人のオペレーターの時間が犠牲になっているため、完全に解決したとは言い難いですね。

Faxシステムを使えば自動化もできる

FaxシステムやクラウドFaxを利用すれば、リファックスも自動化することが可能です。
Faxシステムの場合は開発に莫大なコストがかかるようですが、自動リファックス機能を実装しているクラウドFaxならば低価格で自動化を実現可能です。
 →自動リファックス機能を持つクラウドFax:isana
リファックスすることでオペレーターの負荷が減りますので、残業削減などのコスト削減にもつながります。

リファックスはお客様にとっても有り難い

到着確認の電話を受けるオペレーターが大変なら、当然電話をかけているお客様も大変なはずです。
特にコールセンターの電話が繋がりづらくなっている時などは、確認に時間がかかり苛立たれてしまうかもしれません。
リファックスですぐにお知らせできることで、お客様の時間を無駄にせずに済むことも自動化のメリットのひとつですね。

あわせて読みたい