手作業でファックスを仕分ける作業に時間がかかっている


複合機で受信した注文書ファックスを、それぞれの担当者に仕分ける作業に悩んでいます。
会社名を確認して担当者に渡しに行くのですが、ファックスは何十枚とありオフィスを何往復もする必要があるんです。
複合機には定期的にファックスを取りに行かないと溜まってしまいますので、1日に何度も仕事を中断するはめになっています。

ファックス仕分けは自動化が強く望まれる作業のひとつ

ファックスを手で仕分ける作業はかなりの労力と時間を消耗してしまいます。
受注センターやコールセンターは少人数で大量のファックスを処理している傾向にあり、1人でも仕分け作業に取られてしまうと途端に仕事が滞留してしまいます。
ファックスを渡し間違えてしまったり紛失してしまうリスクもあり、現場からも自動化が強く望まれる作業のひとつです

ファックスの仕分けは簡単に自動化できる

受信したファックスを担当者宛に自動で振り分けることは、クラウドFaxを導入すれば簡単に実現することができます。
メールで受信するタイプのクラウドFaxの場合、受信するメール件名に差出人のFax番号が挿入されるように設定できるサービスがあります。
利用者はメールソフトのフィルタ機能を利用して、自分が担当する取引先のFax番号の入ったメールが任意のフォルダに振り分けられるようにすれば、複合機へ移動することなく目的のファックスをすぐに確認することができるようになります。
 →参考:メールでファックスを仕分ける方法

受発注向けのクラウドFaxは更に便利

受発注向けのクラウドFaxには、独自に仕分け機能を搭載しているサービスがあります。
受発注向けのサービスはクラウド内にフォルダを作成することができ、フォルダごとに仕分け条件を設定することができます。
仕分けの条件はメールソフトよりも柔軟に設定することができます。

フォルダに閲覧制限をかければ他人に見られたくないファックスをひとつのフォルダに集約することも可能です。
その他にも様々な機能が用意されていますが、その分利用料金は高めに設定されています。
数名のチームで使うなら普通のクラウドFax、大量のファックスを扱う部署または大きい組織で使う場合は受発注向けのサービスを選択すると良さそうです。

ファックスの紛失リスクはクラウド化で解決できる

紙のファックスを扱っていると、必ずファックスの迷子・紛失が発生します。
紛失してしまうと、相手に再度送信をお願いすることになるため、とても手間が発生します。
しかし、クラウドFaxを導入することでファックスは全て電子化されペーパーレスとなります。
ペーパーレスになることでファックスを紛失することが無くなるうえ、紙の管理場所・管理方法に悩む必要がなくなります。
また、紙の印刷も減りますので、結果的にコスト削減につながっていきます。

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