インターネットFAXの仕組みとメリット


インターネットFAXサービスとは、その名の通り“インターネット回線を使用してFAXを送受信する”サービスです。
インターネット回線を利用することで、Faxをいままでより安く・便利に使うことができるようになりました。

どうやってFaxを届けるの?

自分が送る時

パソコンで作成したデータ(WordやExcelなど)をメールやWebで送信すると、インターネットFAXサービスがデータをFAX用の符号に変換します。符号化されたFAXは相手先の最寄の電話交換機を通り、相手FAX機で受信され紙にプリントされます。
インターネットFAXの送信の流れ
Faxの送信がパソコンの操作だけで完了するので、原稿をプリントしたり、Fax機まで歩いて行く手間が省けます。
サービスによって1回の送信枚数に制限があったり、送信可能なファイル形式に違いがあるので、サービス選びの際には仕様をよく確認してください。

自分が受ける時

相手がFAX機から送られたFAXは符号に変換され、最寄の交換機を通りインターネットFAXサービスへ送られます。
インターネットFAXサービスは符号化されたFAXを画像データへ変換し、自分のパソコンへメールなどで送信します。
インターネットFAXの受信の流れ
自分のパソコンやスマホからFaxを確認できるのでペーパーレス化を実現でき、Fax機まで紙を取りに行く手間が省けます。
また、Faxをデータで管理できるので、管理が楽になり、紛失リスクも避けられます。
サービスによって受信する時の画像データのファイル形式に違いがあります。

どうして安く送信できるの?

自分のパソコンから送られたFaxデータは、インターネット回線を通りインターネットFaxサービスのサーバーを経由して電話交換機へ送られます。ここまでは、メールのように距離に関係なく無料でデータを送る事ができます。
電話交換機から相手のFax機に送られる時は、電話交換機からFax機までの間が電話回線となり通信料が発生します。
つまり、相手がどんなに遠くても”相手のFax機までの最短距離分の通信料”だけでFAXを送ることができるので、インターネットFaxは全国一律の低価格で提供できているのです。
サービスによっては、同じサービスに加入している利用者同士でFaxのやり取りをする場合は、送信料金が無料になるものもあります。

インターネットFAXを今までのFAX機と比較すると、インターネットFAXのメリットとデメリットが見えてきます。
メリットとデメリットを十分理解し、導入の検討を行って下さい。

インターネットFAXのメリット

インターネットFaxには次のようなメリットがあります。

コストの削減

  • 毎月1000円程度の利用料で使うことができる。
  • 送受信サービスなどの無料特典が付いているサービスがある。
  • 通信料が全国一律・低価格なので、大幅なコスト削減ができる。
  • 電話回線が必要ないので、回線使用料の月2600円が削減できる。
  • Fax用紙やインクなどのランニングコストをゼロにする事ができる。
  • 海外に居る時にFax送信しても、日本国内からの送信となる。(海外からの送信とならないので料金がお得)

作業の効率化

  • Fax機を購入する必要がなく、故障の心配もなくなる。
  • パソコン上の簡単な操作で大量のFax送信を行えるので、作業時間の大幅な短縮ができる。
  • システム連携することで低価格でFaxシステムを構築することができる。
  • インターネットへ接続できれば、外出先からでもFAXを送受信する事ができる。
  • パソコンの電源が入っていない時でも、FAXが受信されている。

その他のメリット

  • FAXが放置されずセキュリティの強化になる。
  • アドレス帳を利用すれば、番号の入力間違いによるFAXの誤送信を防止できる。
  • 急いでいる時でも、申し込めばすぐに使える

インターネットFAXのデメリット

インターネットFaxには次のようなデメリットも存在します。

  • サービスに障害が起きていると、Faxの送受信が行えなくなる。
  • 他のユーザーが大量に送受信を行うと、他のユーザーが遅延に巻き込まれてしまう。
  • パソコン(インターネットやメール)がある程度使える必要がある。
  • 同一市内へのFax送信料は、電話回線の方が安くなるケースがある。
  • メールでFax受信するサービスの場合、迷惑メールに分類されてしまうケースがある。

インターネットFAXを使うには?

インターネットFaxはインターネットに接続できる機器があれば使うことができます。
パソコンはもちろん、Wimaxに繋いだモバイルPCやスマートフォンでも利用可能です。
スマートフォンであれば、各社が提供している専用アプリを使うこともできます。

あわせて読みたい