Faxでの受発注は何故なくならない?


最近の調査では、受発注を行う企業の約半数がEDIなどのWeb受発注システムを採用していることが分かったそうです。
一方、Faxでの受発注も約15%前後残っており、まだまだかなりの規模のFaxがやり取りされていることが伺えます。
受注業務でのEDI利用率:53% FAXの利用率:18%
発注業務でのEDI利用率:60% FAXの利用率:16%

(ラクーン社調べ)

なぜFaxが使われるのか?

受発注にFaxが使われ続けている理由には、次のようなことが挙げられます。

Web受発注システムが高額で導入できない。

大手企業が使っているWeb受発注システムは、便利な反面とても高額です。
高額なうえ、その仕様は各社バラバラ。
つまり、取引先が複数になれば、Web受発注システムも複数導入しなければならないのです。
中小企業や個人経営の会社では、この高額なシステムを導入できず、未だFaxでの受発注を行わざるをえないのです。
そして、大手企業はこのFaxの扱いに悩むというスパイラルに陥っています。

手書きの注文書を受けている。

卸系の会社に多いのですが、酒屋さんなどの個人経営のお店は手書きのFaxで注文を行うことが多々あります。
手書きはOCRにもかけられないのでシステム化のしようが無く、Faxで注文を受けざるを得なくなっています。

このような手書きFaxを利用するような個人経営のお店がある限り、Faxが無くなることはないと思われます。

紙の利用にメリットがある。

Faxは紙なので、そのままメモ書きをしたり、担当者が不在の時には他のオペレーターが対応することが可能だったりと、Webシステムには無いメリットがあります。
Web受発注システムでは担当者が休みだったり異動になったりすると、その代理対応が難しいという欠点があります。
紙ならば、注文書などの原本を見れば誰でも対応できるので、そこを評価している会社も多いようです。
ただし、紙の場合はその保管場所と処分コストがデメリットになります。
お客様からの注文書などは、すぐに捨てることなく数か月は保管しておくため、毎日数百から数千の受発注を行っている会社ではその保管場所の確保と、お客様の情報が漏れることの無いような完璧な処分に対するコストがかかってきます。

受発注についてインターネットFaxが解決できること

インターネットFaxならば、先ほどの保管場所の問題などを簡単にクリアできます。
資本の少ない中小企業でも導入できますし、クラウド上でFaxを共有できるので代理対応もスムーズにできます。
また、OCRソリューションや受発注システムと連携することで、受発注のかなりの部分をペーパーレス化・自動化できると思います。
その他にも、クラウドならではのBCP対策としての利点など、インターネットFaxによる業務改善効果はかなり高いと言えます。

FAX受注システムの導入例

よくテレビで見かける未来工業という会社では、1日の受注件数が約18000件、そのうちFaxが3000~4000件もあるといいます。
未来工業では、徹底した工夫・改善による業務の効率化を行っていますが、Faxの受注についてもシステム化をすることで効率化を実現しています。

最近のインターネットFaxソリューションには、受信Faxへの加筆返信、自動振り分け、自動返信などの機能を持つものが登場しています。
受発注対応をしているオペレーターは、1分1秒を無駄にできない状況で大量のFax処理を行っていますが、このようなクラウドサービスを利用することで、より早く確実に受発注業務が行えるようになるのではないでしょうか?

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