覚えておきたいFaxのビジネスマナー


社会人になると、徹底的に仕込まれるのがビジネスのマナー。
相手に失礼の無いように異常に気を使う日本人らしい習慣ですが、実際マナーがなっていないビジネスマンから物を買いたくはないなと思ってしまうので、やっぱりマナーって大事なんですよね。
たまに忘れて上司に叱責されていた過去が懐かしいなぁ・・・。

Faxを送るのにもマナーがあるんですが、昔に比べて今はFaxを使う機会がほとんど無いので知らない人も多いのではないでしょうか?
そこで、覚えておきたいFaxのビジネスマナーをご紹介します。

Fax送付票を必ず付ける

送るものだけFaxしても、相手は何処の誰が誰に送った何のFaxなのか分かりません。
そこで、送付票を添えて送ることで、送り主が誰で、誰に向けて送ったのか、どういう内容のFaxなのかが明確になります。
Fax送付票には、
◇送り先(相手)の会社名、部署名、個人名、Fax番号
◇送る側(自分)の会社名、部署名、個人名、電話番号、FAX番号
◇送った日付、時間
◇送信枚数
◇挨拶文
が書いてあると良いでしょう。
無料のテンプレートもあるので、ダウンロードして使うと楽チンですね。
Fax送付票テンプレート

複数枚のFaxにはページ番号を記載する

送るFaxが複数枚になる場合は、それぞれのページにページ番号を記載しておくと良いです。
順番通りに送ってもその通りに届いているとは限ら無いこと、バラバラになってしまった時に分かりやすいことが理由です。
また、もし一部がエラーになっていた場合、何ページ目が抜けているのかが分かりやすい利点もあります。
インターネットFaxでは送ったFaxが順番通りに届かないことが多いので、忘れずに番号を振っておきましょう。

大量に送る場合は、事前に先方に連絡する

大量にFaxを送ってしまうと、相手のFax回線を占拠してしまうことになり、結果他の重要なFaxを受信できないというトラブルになりかねません。
数十枚にも及ぶFaxを送る際は、事前に先方の担当者に連絡をし承諾をとっておくとトラブルを回避できます。

Fax番号をしっかり確認する

送る前に、Fax番号を入念に確認しましょう。できればダブルチェック(別の人にも確認してもらう)が望ましいです。
ビジネスでの間違いFaxは、思っている以上に大きなトラブルに発展する可能性があります。
情報漏洩について騒がれている昨今、Faxの送り間違いが重大な情報漏洩に繋がってしまうこともあるので、ここはしっかりと確認をしましょう。

送ったFaxが届いているか確認する

Faxを送ったらそれで終わりではありません。
ちゃんと相手にFaxが届いているか、確認の電話を入れましょう。
ただし、すぐに電話しても受信中の可能性もありますから、少し時間を置いてから電話すると良いです。
もしFaxが届いていなかった場合は、次の可能性が考えられます。
◇Faxの宛先を間違えた可能性
相手にFax番号を再確認し、自分の入力した番号と照らし合わせて下さい。
番号が間違っていなければ、次の2つのケースについて確認しましょう。

◇Faxが送信エラーとなっている
他のFaxを受信しているなど回線が埋まっており、受信できなかったケースです。
自分のFax機(インターネットFax)に送信リトライ機能があれば数回のリトライを行いますが、それでもダメだった時は再度送り直しましょう。

◇相手のFax機が故障している
相手のFax機が紙詰まりやその他の原因で故障していることも、たまにあります。
この場合は、修理が終わるまで待つしかありません。

Faxを受信した時の対応

Faxを受信したら、次のことを確認しましょう。
◇Faxの枚数は揃っているか。
◇Faxの内容はきちんと印刷されているか。(ちゃんと読めるか)
◇相手からの送達確認の連絡はあったか。(無ければ、こちらから届いた旨を連絡しよう。)
◇他の人宛のFaxは、その人に届けてあげる。(業務効率化&Faxの紛失リスクを防ぎます)

マナーができていれば、自ずと良いビジネスマンとして認識してもらえます。
Faxのマナーも、覚えておいて損はないですよ。

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