ビジネスでFaxサービスを利用する際に確認すべき点


Faxサービスを導入する時、どのような視点で選定をしていますか?
各社様々な特長を打ち出していますが、ビジネスで利用する上で確認しておきたいのは「コスト」「セキュリティ」「業務継続性」の3つです。
ここではこの3つの項目について、【自社に設置するタイプのFaxソフト(Faxサーバー)】と【クラウドのインターネットFax】を比較しつつご紹介いたします。

コスト面で確認すべき点

Faxサービスの選定で必ず気にしなければならないのがコストです。
Faxコストには、導入費用や送受信費用、運用に係る費用などが含まれます。
見落とされがちなのが運用に係る費用で、これにはメンテナンスや保守監視作業を行う人の人件費などが含まれます。

《Faxソフト/Faxサーバーの場合》
FaxソフトやFaxサーバーを導入する場合、新規の設備投資が必要となります。
ビジネスでの利用を前提とする場合、設備投資は数十万円から数百万円となってきます。
送受信は電話料金と同額になるので、1枚あたり市内で8円、長距離だと数十円となってきます。
運用に係る費用については、設備のメンテナンスや保守・監視に必要な人件費、十分な回線数の確保のための回線費用が必要になります。

《インターネットFaxの場合》
インターネットFaxの場合は、導入時に数千円の登録料が必要となります。新規の設備投資などが不要のため導入費用は安く済みます。
送受信は1枚あたり10円〜20円台ですが、ボリュームディスカウントが効くと3円や4円といった低価格も可能なようです。
運用に係る費用については数千円の月額料金のみとなります。インターネットFaxは、メンテナンスや保守・監視作業が不要、標準で多回線が利用可能な特長があるため、Faxサーバー等に比べて必要なコストが少なくなります。

⇒コスト面ではインターネットFaxが有利

セキュリティ面で確認すべき点

《Faxソフト/Faxサーバーの場合》
FaxソフトやFaxサーバーは自社内に設備を持つため、情報漏洩のリスクが減少します。
相手先情報を事前登録したりCSVデータから自動送信を行うことで、Fax誤送信の防止も可能です。

《インターネットFaxの場合》
クラウド上のFaxサーバーを利用するため、情報漏洩のリスクがFaxサーバー等に比べて増大します。
Fax誤送信については、Faxサーバー同様に発生のリスクはほとんどありません。

⇒セキュリティ面ではFaxソフト/Faxサーバーが有利

業務継続性で確認すべき点

《Faxソフト/Faxサーバーの場合》
FaxソフトやFaxサーバーは、自社が災害等で被災したり停電してしまった場合に、業務が完全に止まってしまう危険性があります。

《インターネットFaxの場合》
インターネットFAXは一箇所のデータセンターで運営されている事はほとんど無く、複数のデータセンターで運営されています。(これは運営会社により異なるので、要確認ですが。)
自社が被災したりデータセンターが被災した場合でも、別拠点のデータセンターからFax送受信を継続して行うことが可能です。
BCP対策としてクラウドが注目されていることから、インターネットFaxにも注目が集まりつつあります。

⇒業務継続性の面ではインターネットFaxが有利

いかがでしたか?
これらの3つのポイントを押さえつつ、自社の求める機能を持つFaxサービスを選定していきましょう。

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