受注業務に最適なインターネットFaxと機能5選

受注業務の現場で使われているFAX

企業間の受発注のやり取りはインターネットを利用したWeb-EDIが主流となってきています。
しかし、高額なWeb-EDIシステムを導入できない中小企業や個人店舗との取引には未だにアナログなFaxが利用されるケースが多く、Faxが無くせない理由にもなっています。

メーカーや卸売業の受発注を担当する部署では受信したFaxを基幹システムに打ち込む業務を行いますが、社員さんたちは紙のFaxならではの問題に悩まされています。

受注業務に求められるFaxの機能

受注業務の現場で耳にするFaxの困りごとには次のようなものがあります。

受領印、加筆をしてのFax返信

受信した紙のFaxに受領印などを押して返信しているところがあります。
後述する取引先からの受領応答の問い合わせを減らす目的がありますが、「加筆してFax番号を入力して送信する」という作業を延々と繰り返さなければならず、時間をロスする原因のひとつになっています。

Faxの受領確認の問い合わせ対応

取引先の企業はFaxを送信したあとに「届きましたか？」と確認の電話をします。
これが受注業務の現場を困らせる一番の要因になっています。

とにかく、1日に何十件もの電話を受けなければならず、その度に入力作業が中断され非常に効率が悪くなってしまうのです。
受注業務は毎日締め切り時間がありますので、限られた時間の中で無駄な対応をしている社員さんたちは心身ともに疲弊してしまっています。

Faxを探すのに時間がかかる

取引先から注文内容の確認などを受けた場合、過去の該当するFaxを手元に持ってきて回答しなければなりません。
しかし、1日に何十、何百枚も受信している企業では、膨大なFaxの中から探さなければならず、探し出すのにかなりの時間を浪費してしまいます。

時間との戦いである受注業務では、時間を浪費することは何としても避けたい自体です。

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これらの受注業務のFaxに関する悩み事を解決する機能が、インターネットFaxにはあります。
その機能をそれぞれ紹介していきます。

Fax加筆機能

インターネットFaxなら、パソコンの画面上でFaxに押印したり文字を加筆することができます。
紙に文字を書く時ほど自由度は高くありませんが、加筆した文字を訂正できるなどデジタルならではのメリットもあります。

加筆したFaxは画面上でそのまま送信ができるので、Fax機の前まで移動する手間を省くことができます。

リファックス機能

リファックス機能があれば加筆して返信という作業を自動化でき、業務を大幅に効率化することができます。
また、取引先からの到着確認の電話も無くなりますので、リファックス機能があるだけで業務時間の大幅な短縮が可能です。
リファックス機能は、受注業務に最も必要な機能No.1といえるかもしれません。

Fax仕分け機能

Faxを任意のルールでフォルダ振り分けを行う仕分け機能も、受注業務で人気のある機能です。
担当者ごとにFaxを配る作業は、枚数が多いと時間もかかり非常に面倒です。
自動でFaxが仕分けられることで配り間違いも無くなり、業務時間も短縮されます。

Fax検索機能

任意の条件からFaxを検索できる機能は、過去の注文についての問い合わせがあった時などに活躍します。
Faxにメモなどを付与できる機能があるインターネットFaxならば、このメモで検索することもできます。
注文番号や注意事項などのメモを残しておけば、検索機能ですぐに見つけ出すことができるようになります。

クラウド保存機能

注文書などの性質上、企業はFaxを数年保管しなければなりません。
そのFaxを保管するスペースを確保しなければならないことも、大きな負担となっています。
インターネットFaxならば、Faxは電子化されクラウド上に保管されます。
クラウド保存で原本の紛失リスクを減らし、保管スペースのコスト削減ができます。

受注業務に最適なインターネットFaxはこれ！

受注業務に必要な機能を最も満たしているインターネットは、「MOVFAX」です。

「MOVFAX」は複数人での業務を前提にした仕様となっており、受注センターやコールセンターなどの受注業務を担う部署に最適なサービスです。
残念ながらリファックス機能には未対応となっていますが、加筆・返信をパソコンの画面上で対応できるので、今までよりも作業効率を高めることができます。

初期登録費	1000円
月額費用	980円
送信単価	8円/枚
受信単価	月1000枚まで無料 超過分は8円/枚
Fax加筆機能	OK
リファックス機能	NG
Fax仕分け機能	OK
Fax検索機能	OK
クラウド保存機能	OK